Privacyverklaring

Ponderosa Stichting Permaland, gevestigd te Ellecom en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 54725399, verwerkt uw persoonsgegevens rechtmatig, netjes en transparant. Wij verwerken uw persoonsgegevens alleen voor van tevoren bepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doelen. In deze privacyverklaring leggen we uit hoe Stichting Permaland hier in de praktijk mee omgaat.

1. Op wie is deze verklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring is van toepassing op cliënten, ouders, verwanten en/of wettelijk vertegenwoordigers en bezoekers van de website van wie Stichting Permaland persoonsgegevens verwerkt.

2. Hoe worden mijn persoonsgegevens verkregen?

Ponderosa Stichting Permaland verwerkt persoonsgegevens die u zelf heeft verstrekt tijdens intake of begeleiding, zoals contactgegevens of andere (bijzondere) persoonsgegevens. Er zijn ook persoonsgegevens die wij met uw toestemming hebben opgevraagd bij andere hulpverleners of verwijzers. Via onze website verzamelen we alleen de gegevens die u zelf invult in het contactformulier (naam, e-mailadres, telefoonnummer en uw bericht) en de technische gegevens die nodig zijn om de website goed te laten werken, zoals functionele cookies.

3. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

De volgende persoonsgegevens kunnen worden verwerkt:

  • achternaam en voornamen;

  • geboortedatum;

  • burgerservicenummer (BSN);

  • e-mailadres;

  • telefoonnummer;

  • adresgegevens;

  • gegevens van de huisarts, therapeut of psycholoog;

  • gegevens over gezondheid, allergieën en medicatie;

  • het voorliggende dossier.

4. Voor welke doelen worden mijn persoonsgegevens verwerkt?

Stichting Permaland verwerkt persoonsgegevens voor het uitvoeren van de begeleidingsovereenkomst en de declaratie van verrichte werkzaamheden. Ook gebruiken we deze persoonsgegevens om contact te onderhouden en voor informatie waar u zelf om heeft gevraagd. Voor het verbeteren van de kwaliteit van onze dienstverlening en bedrijfsvoering gebruiken wij persoonsgegevens; waar mogelijk anonimiseren wij deze. Alleen na uw uitdrukkelijke toestemming gebruiken wij persoonsgegevens voor pr-doeleinden en social media.

5. Op basis van welke grondslag worden mijn persoonsgegevens verwerkt?

Ponderosa Stichting Permaland verwerkt persoonsgegevens op basis van één van de volgende rechtsgronden:

  • Toestemming van u of van de betrokkene. Deze toestemming kan altijd worden ingetrokken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

  • Uitvoering van de (begeleidings)overeenkomst of de voorbereiding daarop.

  • Wettelijke verplichtingen die voortkomen uit onder andere de Wet maatschappelijke ondersteuning en de Jeugdwet, zoals de verplichting tot het bijhouden van een dossier en het registreren van het burgerservicenummer.

  • Een gerechtvaardigd belang, zoals het verbeteren van kwaliteit, organisatie en bedrijfsvoering.

6. Met wie worden mijn persoonsgegevens gedeeld?

Ponderosa Stichting Permaland kan voor het verwerken van persoonsgegevens dienstverleners (verwerkers) inschakelen die uitsluitend volgens instructies van Stichting Permaland persoonsgegevens verwerken. Stichting Permaland sluit met deze verwerkers een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de eisen van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Stichting Permaland deelt alleen persoonsgegevens met derden als dat in het kader van de begeleiding nodig is of vanuit een wettelijke verplichting. Stichting Permaland deelt geen persoonsgegevens met derden voor commerciële doeleinden, tenzij bijvoorbeeld bijeenkomsten samen met een andere organisatie worden georganiseerd. In dat geval worden uitsluitend de noodzakelijke contactgegevens gedeeld.

7. Worden mijn persoonsgegevens buiten de EER verwerkt?

Stichting Permaland geeft in beginsel geen persoonsgegevens door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Mocht dit toch noodzakelijk zijn, dan zorgt Stichting Permaland ervoor dat de doorgifte alleen plaatsvindt als de Europese Commissie heeft aangegeven dat het betreffende land een passend beschermingsniveau biedt, of als er sprake is van passende waarborgen in de zin van de AVG.

Een uitzondering is onze website. Die draait op Squarespace, een dienstverlener uit de Verenigde Staten. Berichten die u via het contactformulier stuurt, worden daardoor ook buiten de EER opgeslagen. Squarespace is gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework en gebruikt daarnaast de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie als waarborg.

8. Hoe lang worden mijn persoonsgegevens bewaard?

Stichting Permaland bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is. We hanteren de volgende bewaartermijnen:

  • dossiergegevens Wmo: ten minste 15 jaar;

  • dossiergegevens Jeugdwet: ten minste 20 jaar;

  • (financieel-)administratieve gegevens: 7 jaar.

  • berichten via het contactformulier: zolang als nodig is om uw vraag af te handelen. Leidt uw bericht tot begeleiding, dan worden de relevante gegevens opgenomen in het dossier.

9. En als er een datalek plaatsvindt?

Bij een datalek gaat het om toegang tot, of vernietiging, wijziging of vrijkomen van persoonsgegevens zonder dat dit de bedoeling is. Stichting Permaland heeft maatregelen getroffen om datalekken te voorkomen. Als zich desondanks een datalek voordoet, dan onderzoeken en registreren wij het incident. Indien nodig informeren wij de betrokkene en doen wij melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Wijzigen van deze privacyverklaring

Stichting Permaland kan deze privacyverklaring altijd wijzigen. De actuele versie staat op deze website. Het is verstandig deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen, zodat u op de hoogte bent van eventuele wijzigingen.

11. Functionaris gegevensbescherming

Stichting Permaland heeft een functionaris gegevensbescherming die erop toeziet dat de AVG binnen onze organisatie wordt nageleefd.

Mirjam Olsthoorn
E-mail: mirjam@ponderosa.life

12. Rechten, vragen en klachten: waar kan ik terecht?

U heeft het recht Stichting Permaland te verzoeken uw persoonsgegevens in te zien, te rectificeren, te verwijderen of over te dragen, de verwerking te beperken en tegen de verwerking bezwaar te maken. Hiervoor kunt u een e-mail sturen naar info@ponderosa.life. Wij reageren binnen vier weken na ontvangst van het verzoek en vaststelling van uw identiteit.

Ook bij vragen of klachten over de manier waarop Stichting Permaland persoonsgegevens verwerkt, kunt u mailen naar info@ponderosa.life. We proberen een klacht naar tevredenheid op te lossen. Lukt dat niet, dan kunt u zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens.